7月2日-7月18日，国经协经济研究院与美协举行签字仪式，搜集有关双年展出资料，美协关于成立组委会致有关单位的函及刻组委会的章，制作组委会的门牌，有关工作人员的名片，制作邀请顾问的聘书，文字材料制作电子版、传真版等。
7月19日－7月31,相关双年展所有资料整理并组成一整套文字材料。开通组委会银行帐号，聘请组委会顾问，对冠名企业进行招商。
8月1日－8月20日,与各大企业联系、发函，确定冠名企业、协办单位、赞助单位等等，并与之协调企业对本台晚会的相关要求（细节）。
8月25日-8月31,组织美协新闻发布会有关晚会的宣传资料。（前期与电视、各大媒体记者的联系）邀请各电视台、为本台晚会做宣传。
9月5日－9月10日，晚会安排及颁奖仪式准备时间。制作奖牌，安排脚本，请主持人，并与美协、中央电视台方面协调展晚会具体事宜（*审察节目）。同时，邀请各方面需要到场的嘉宾。各赞助单位出席晚会相关事宜。
9月10日－9月15日，组委会提前与美协、中央电视台安排具体事宜（如制作入场券企业的设计与要求，对服装宣传企业的预留坐位）。
9月18日上午,参会工作人员大会（分派任务由相关人员具体负责，如场控、接待、机动人员等，做到各岗位即无重叠又无空白）
9月21日晚上，2003北京国际美术双年展XXX之夜大型文艺晚会拉开帏幕。
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